Nabavno obradno odeljenje deluje kao centralni servis koordinirane nabavke svih vrsta bibliotečkog materijala i centralizovane obrade monografskih publikacija za fondove svih bibliotečkih ogranaka.
Nabavno obradno odeljenje kadrovski i organizaciono funkcioniše kao jedinstvena stručna služba Biblioteke. Ono je deo jedinstveno postavljenog bibliotečkog sistema Biblioteke i deluje kao centralni servis koordinirane nabavke svih vrsta bibliotečkog materijala i centralizovane obrade monografskih publikacija za fondove svih bibliotečkih ogranaka i odeljenja (25) kao delova sistema.
U nabavno obradnom odeljenju se formira i održava centralna, jedinstvena bibliografsko-kataloška baza podataka svih knjižnih fondova Biblioteke koja je istovremeno i Elektronski centralni katalog (ECK).
Na jedinstven način u njemu se vode i svi drugi bibliotečki poslovi vezani za brigu o ukupnom knjižnom fondu Biblioteke kao što su poslovi inventarisanja, deziderata, depozita, rashoda, štampanja kataloških listića za alfabetske lisne kataloge (centralni i pojedinačni u ograncima).
Koordinirana nabavka publikacija ustanovljena je u Gradskoj biblioteci istovremeno sa pripajanjem svih javnih biblioteka, knjižnica i čitaonica na području opštine Narodnoj biblioteci 1958. godine, čime se obezbeđuje vođenje određene politike u nabavci i raspodeli novih knjiga, kao i u razmeni knjižnih fondova, kako bi se maksimalno smanjio "mrtvi" knjižni fond. Koordinirana nabavka se vrši u skladu sa nabavnom politikom, koja je definisana osnovnim funkcijama javne biblioteke i propisanim Standardima za godišnju prinovu publikacija. Koncipirana je tako da zadovolji potrebe najšireg i najraznovrsnijeg sloja korisnika.
Osnovni faktori koji bitno određuju ukupnu nabavku i njenu strukturu su:
- postojeća mreža bibliotečkih ogranaka
- stanje i struktura njihovih fondova
- broj i struktura korisnika
- izdavačka politika i ponuda na tržištu knjiga
- materijalna sredstva za nabavku, kao odlučujući faktor.
U nabavci se, kao osnovni instrumenti, za dobijanje informacija o fondovima tj. ukupnim, posebnim ili konkretnim potrebama pojedinih ogranaka i Biblioteke u celini za određenim naslovom ili brojem primeraka, koriste Elektronska centralna baza podataka i druge posebne baze (deziderata - koja je istovremeno i baza depozita, slikovnica i dr.).
Prilikom nabavke posebno se vodi računa o njenom kontinuitetu, ali i o drugim važnim principima kao što su: aktuelnost, selektivnost, koordiniranost, ravnomenost i doslednost. Po ovim principima knjige se distribuiraju u bibliotečke ogranke.
Centralizovana obrada monografskih publikacija takođe je značajna tekovina koja je ustanovljena formiranjem Biblioteke 1958. godine.
Poštujući opšte bibliotečke standarde, standarde za bibliografski opis publikacija, standarde za automatizaciju i elektronsku komunikaciju, Gradska biblioteka danas funkcioniše kao jedinstven lokalni bibliotečki sistem ili lokalna centralna bibliografsko-kataloška baza podataka (ECK), koja do kraja godine treba da sadrži zapise o celokupnom fondu Biblioteke.
Autonomni bibliotečki sistem Gradske biblioteke ispunjava tako sve nužne predpostavke lokalnog podsistema koji treba da bude osnovni sastavni deo jedinstvenog bibliotečko-informacionog sistema (BIS-a) Republike i njene bibliotečke mreže.
